Ton on stage 29 jan 2006 tijdens het concert "Three times a lady" van VocalPowerHet doek gaat op, want het is SHOWTIME!!!

 

Het is niet moeilijk om iets eenvoudigs heel complex te maken, maar het is wel een hele kunst om die ontstane complexiteit weer eenvoudig te krijgen.

In het vakgebied van projectmanagement hebben we daar dan ook veelvuldig mee te maken en daarom sturen we projecten met behulp van een diversiteit aan methodieken. Middels een methodiek proberen we grip te houden op die ontstane complexiteit. We proberen het plaatje helder te houden. Je knipt de complexiteit op in (be)hapbare brokken en je haalt de lengte eruit door het in fases op te delen. Zo blijft geheel beschrijfbaar en communiceerbaar. Rest nog om het geheel in een plan te gieten, zodat het ook nog eens uitvoerbaar wordt.

Doelstellingen worden uiteengerafeld in subdoelen, verdeeld over de diverse disciplines. De kortst mogelijke doorlooptijd en kosten worden berekend en een samenhang gevonden van diverse uitvoeringstrajecten en uiteindelijk gepresenteerd aan de opdrachtgever middels een plan.

In zo’n projectplan proberen we ieder detail van een project te beschrijven en uit te kristalliseren. Tot op de laatste eurocent alles te berekenen. Tot op de seconde de doorlooptijden te benoemen. Alle risico’s en bijbehorende maatregelen om impact ervan te minimaliseren worden in kaart gebracht en de kwaliteit van de op te leveren resultaten of producten geborgd.

Goed plan!!! Het feest kan beginnen, ofwel de “Kick off” is een feit. En dan, gaat het mis. Tja, het loopt weer eens niet zoals gepland en altijd weer krijgt die beer op de weg de schuld en vergeet ook het lijk in de kast niet. Die is ook altijd in menig project de pineut net als die adder onder het gras. Zij behoren vrijwel altijd tot de vaste resources van menig project met dat verschil dat ze niet eens in het plan benoemd worden. Je zou zo willen verdienen wat die drie onbeschreven projectmedewerkers zoal al bij elkaar verdiend hebben in projecten. Gigantische bedragen.

Er is en blijft namelijk altijd één risico onderbelicht en moeilijk af te dekken en dat zijn wijzelf. De mens.

De mens is wel benoemd in het plan, maar niet als mens zelf, maar als functionaris.

 

In het theater komt een identieke manier van projectmatig voor. Wanneer een productie voor een optreden wordt bedacht waarin diverse artiesten op een afgesproken datum moeten performen voor een publiek (de klant), dan is dat een hele harde datumafspraak. Het is tijd gebonden met een beperkt budget. Net als een project dus, een keiharde afspraak waarin, op het gebied van Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit, gepresteerd gaat worden met een keihard van te voren gedefinieerd resultaat naar het publiek (sterker nog, anders komt er gewoon niemand).

Op die datum moet alles simpelweg werken en is er geen tijd meer voor allerlei excuses, ja-maars en andere schouderophalende smoezen. Die datum is gewoon heilig en HÈT moment dat het klaar moet zijn met de afgesproken kwaliteit. Doe je dat niet, dan is het een flop en een hard gelach. Letterlijk af door de zijdeur.

 

Ook hier hebben we te maken met een regie of plan waarin de doelstellingen, verdeeld over alle disciplines, tot in de kleinste details beschreven zijn. Want als eenmaal het doek omhoog gaat, moet het kloppen. De mensen van het licht moeten achter de knoppen zitten en de juiste lampen op de juiste momenten aan of uit doen conform het lichtplan, nagenoeg met de stopwatch in de hand. Zij moeten volledig van de hele show op de hoogte zijn en in detail weten wat er zich op de bühne gaat afspelen.

De mensen van het geluid hebben hetzelfde lot. Zij moeten ervoor zorgen dat het geluid op de juiste manier en kwaliteit, conform het geluidsplan, bij de klant (het publiek) terecht komt. Een moment van “goh, dat wist ik even niet” is dan ook direct fataal en mag dus gewoon niet voorkomen.

Denk nou niet dat dit zoveel afwijkt van hetgeen er zich bij projectmanagement afspeelt. Alles wat er op toneel gebeurt is net als een ICT-project ook van te voren uitgewerkt en beschreven. Ieder muzieknootje, tekst en zelfs non-verbale aspecten zijn onderling afgestemd en vastgelegd.

Tijdens de uitvoering van zo’n productie is het één en al militaire discipline en precisie en is de keten zo sterk als de zwakste schakel. Iedereen is gespannen.

De show begint, de zaalverlichting uit en het doek gaat op. Vanaf dat moment moet alles op zijn plaats vallen. Er is geen weg meer terug. De artiesten moeten alles uit de kast halen wat ze kunnen. Zelfs nog meer. Ze zullen ver boven zichzelf uit weten te stijgen. De ondersteunende mensen moeten anticiperen en constant bij de les blijven. Voor of achter de schermen moet iedereen dezelfde uiterste gedrevenheid en motivatie hebben om het geheel tot een succes te brengen. Of je nu in de schijnwerpers staat of erachter, je bent net zo belangrijk als iedereen die eraan meewerkt. Iedereen is een vitale schakel in de keten en als die breekt, gaat het mis. Loopt het goed, dan is er die geweldige roes van het succes. De climax, de ontlading bij ieder die eraan heeft bijgedragen. De emoties barsten dan letterlijk los en vreugdetranen vloeien rijkelijk. Men valt elkaar in de armen en deelt en looft elkaars prestatie.

Of je nu één enkele productie opvoert of meerdere, iedere productie is en blijft uniek en wordt door iedere medewerker met dezelfde gedrevenheid en motivatie behandeld.

Deze gedrevenheid zie je helaas zelden in het bedrijfsleven. De inspiratie en gedrevenheid kom je er wel tegen, maar echter niet bij iedereen in de keten en daardoor lopen de meeste projecten uit qua tijd en geld.

Wanneer je dat doet in het theater, kun je het wel schudden. Kom je niet meer aan de bak, omdat het vertrouwen in je resultaat is beschadigd en raak je als artiest of producent vergeten.

 

Je kan het beste plan ter wereld schrijven en alles tot in de kleinste details hebben uitgewerkt. Tot op de laatste eurocent alles kloppend gekregen en de doorlooptijd tot op de laatste seconde berekent. Risico’s geëlimineerd tot géén of minimale impact en deze in ruime mate hebben afgedekt. De klant of stake-holders uitstekend hebben geïnformeerd en hun belangen beschermd. Als de keten breekt, valt het doek gewoon eerder als verwacht en dan is het ge-JA-maar weer aan de orde. We gaan weer wijzen naar anderen, omdat fouten immers altijd door anderen gemaakt worden. De beer verlaat zijn natuurlijk leefgebied en komt weer op de weg, het lijk in de kast kan ook doen waarvoor die is ingehuurd en de adder ziet ook weer eens het daglicht. De klok tikt vrolijk verder, de meter ook en zo schiet het maar niet op en sukkelen we verder.

 

Op papier kan bijvoorbeeld en voetbalelftal winnen. De hele wedstrijd is doorgesproken. De tegenstanders tot op de kleinste lichaamsharen verkend en toch wordt de wedstrijd verloren. Hoe kan dat nu. Dit komt omdat de wedstrijd immers niet op papier gespeeld wordt, maar ernaast, in de realiteit, op het veld tussen de twee doelen.

Het theaterstuk wordt niet in het draaiboek gespeeld, maar in het theater. Op papier ben je niet afhankelijk van de anderen in de keten. Dan zijn het letters en cijfers die je naar hartelust kunt manipuleren tot het gewenste virtuele resultaat is bereikt.

 

Ook een project moet geregisseerd worden net als een theater productie, maar het is meer dan alleen maar regisseren. Iedereen moet er bij betrokken zijn, zowel fysiek als emotioneel.

Natuurlijk heb je niet iedereen gelijk bij het begin nodig. Logisch, want op het moment dat je een stuk muziek componeert voor een theater productie heb je de mensen van het licht nog niet nodig en de geluidstechnici ook niet. Dan zit die gedrevenheid en motivatie nog bij de componist zelf. Net als bij de projectmanager die het plan ontwikkelt voor een project.

Pas wanneer dat concreet wordt en je anderen erbij gaat betrekken, zul je die gedrevenheid en motivatie moeten overdragen en blijven uitstralen. Je zult de anderen moeten blijven inspireren dat ook zij die gedrevenheid en motivatie krijgen en dat staat nu net even niet beschreven in een methodiek. Dat wordt ook even niet gedoceerd in een opleiding voor projectmanagement, maar het is wel DÈ belangrijkste factor voor het welslagen van het project, omdat een project naast het papier in het veld moet worden uitgevoerd door de schakels van de keten en als er eentje breekt, dan valt ineens het doek.

 

Natuurlijk moet een plan op papier beschreven worden en moet het kloppen en dat doet het ook, maar het blijft altijd nog maar papier.

 

Hoe krijg je dan die gedrevenheid en motivatie net als in het theater? Hoe krijg je het papier omgezet in resultaat?

Door iedere menselijke schakel in je project het gevoel te geven erbij te horen, belangrijk te zijn. Door ze laten te geloven in zichzelf en ze te helpen succesvol te zijn, ook wanneer het even niet lukt. Door ze toch te blijven vertrouwen en te respecteren ook zit het ze even niet mee. Door af en toe geheel spontaan je waardering te tonen en ze ook te laten weten dat ze iets goed doen in plaats van alleen maar verkeerd. Door te laten zien dat je ook een mens bent die fouten maakt of blundert net als iedereen. Door te investeren in hun succes, want dan ben je uiteindelijk ook zelf succesvol.

Want ook hier geldt dat, wanneer het allemaal loopt zoals gepland, iedereen die kick mag voelen en beleven en daar ben je als manager of regisseur ook keihard verantwoordelijk voor. Als jouw medewerkers voor je door het vuur moeten, laat dan eerst maar zien dat jij dat ook voor hun doet. Als jij op je medewerkers moet kunnen vertrouwen, laat dan eerst maar eens zien dat zij jou kunnen vertrouwen. Als jij als manager gerespecteerd wilt worden, respecteer dan eerst maar eens je medewerkers. Pak daarna pas je projectplan, want dan kan die met succes uitgevoerd worden, want dan is het: SHOWTIME!!!

 

Ton Buitenhuis

Project-/ Programmamanager, Gitarist, Tekstschrijver en Componist.